Ontdek tips voor het beter beheren van je voorraad
Optimaliseer je voorraadbeheer
Voorraadbeheer gaat over het bestellen, opslaan en verzenden van goederen en materialen.
Tegelijkertijd wil je de kosten van het opslaan van voorraad zo laag mogelijk te houden.
Een voorraadbeheer systeem helpt je er achter te komen wanneer het tijd is om producten aan te vullen of meer materialen in te kopen.
Ontdek tips voor het beheren van je voorraad.
Uitdagingen
Goed voorraadbeheer is een grote uitdaging als ondernemer. Het verkeerd inschatten van de voorraad of niet regelmatig tellen van je voorraad kan zelfs leiden tot het weggooien van je voorraad of regelmatig nee verkopen. En dat wil je natuurlijk voorkomen.
Ook kost het meestal veel tijd om je voorraden in te boeken en worden hiermee nog wel eens fouten gemaakt.
Voorraadbeheersoftware
Het meest ideale is daarom een systeem om je voorraad bij te houden. Voorraadbeheersoftware is een op zichzelf staand programma en je kunt het vaak koppelen aan een e-commerceplatform zoals ons ActaSmart kassasysteem Met behulp van deze software kun je je planning voor het aanvullen van je voorraad monitoren en bijstellen. Ook kun je via deze software bestellingen volgen, van verkoop tot bezorging.
Voorraadbeheer apps
Met sommige systemen kun je de live status van je magazijn in de gaten houden. Zo’n app op je device is handig voor medewerkers die betrokken zijn bij de actieve bedrijfsvoering want ze hebben dan vanaf een smartphone of tablet direct toegang tot de gegevens.
De meeste voorraadbeheerapps bieden opties voor het bijhouden van voorraadniveaus, locatietracking, waarschuwingen bij een laag voorraadniveau en opties voor het monitoren van bestellingen.
Verschillende voorraadbeheer methodes: FiFo, LiFo of JiT
Er zijn verschillende voorraadbeheer methodes die ondernemers gebruiken. Hieronder benoemen we ze.
Welke je ook gebruikt daaronder vind je aantal tips om je voorraadbeheer en je cashflow te verbeteren.
FIFO – First in First out
Goederen die dus het langst in het magazijn staan, gaan er als eerst uit. Dit is essentieel wanneer je met een houdbaarheid datum zit. Het voorkomt dus verspilling.
LiFo – Last in, First out
Deze methode wordt meestal gebruikt in de bouw voor het opslaan van homogene goederen zoals zand, stenen of plastic. Het wordt alleen gebruikt voor goederen die niet in waarde dalen.
JiT – Just in Time
Dit is een meer overkoepelende methode. Hiermee probeer je de voorraadniveaus te minimaliseren door producten precies op het juiste moment te ontvangen. Maar dit vergt een zeer goede planning en een nauwkeurige vraagvoorspelling.
6 tips voor het beheren van je voorraad
1. Buffervoorraad
Je bufferniveau is de minimale productvoorraad die je altijd nodig hebt. Je weet dan wanneer het tijd is om een bestelling te plaatsen als je voorraad onder deze vooraf bepaalde niveaus komt.
Dit is afhankelijk van een aantal dingen zoals klantvraag maar ook hoelang het duurt voordat die specifieke voorraad binnenkomt.
2. Tellen van je voorraad
Of je nu gebruik maakt van handmatig of een geautomatiseerd voorraadsysteem, het is belangrijk om regelmatig je voorraad te tellen zodat je op de hoogte bent van het verschil tussen de werkelijke voorraad en wat er in jouw systeem staat.
Redenen waarom deze twee niet altijd gelijk zijn:
- Verspilling
- Breuk
- Diefstal
3. Prioriteit geven aan je voorraad
De 80/20 regel stelt dat 80% van je inkomsten uit 20% van je voorraad komt – dus je moet uitzoeken wat die 20% is en deze artikelen prioriteit geven boven de rest van je voorraad.
Wat je ook kunt doen is de ABC analyse.
A is voorraad die extreem waardevol is en de meeste omzet oplevert
B is voorraad die de minste impact heeft op je omzet.
C zit daar ergens tussenin.
Als je kunt categoriseren welke artikelen het meest waardevol zijn voor je winkel, is het veel gemakkelijker om te weten wat je moet bijbestellen en wat je moet doorgeven.
4. Verbeter de leveranciers relatie
Om een soepele voorraadstroom te garanderen is een goede relatie met je leverancier heel belangrijk. Goede communicatie en onderhandelingen kunnen leiden tot betere prijzen, betrouwbare levering en flexibiliteit in noodsituaties.
Hoe doe je dat:
- Communiceer open en regelmatig met je leveranciers
- Betaal facturen op tijd om vertrouwen op te bouwen
- Onderhandel contracten die flexibiliteit bieden in leveringsschema’s en hoeveelheden
5. Voorraad te snel uitverkocht
Heb je te weinig voorraad bestelt en is je product in no time uitverkocht? Om je concurrenten voor te blijven moet je iets verzinnen.
Als je het product alsnog kunt bestellen, dan kun je ter compensatie een product cadeau doen bij de bestelling. De levertijd is dan wel langer, maar je geeft daar wel een gratis product of korting voor terug.
6. Marketing inzetten
Voorraadbeheer is ook marketing. Je zou een A-categorie kunnen boosten door een gerichte actie. En bij een C-categorie item kun je inschatten wanneer het de juiste tijd is om dit product een aantrekkelijke korting te geven zodat ze uitverkocht worden.
Blijft er voorraad over dan kun je dit weggooien, maar je kunt het ook aan een goed doel schenken. En dat laatste levert dan nog weer positieve aandacht.
ActaStock
Maak je voorraad beheren minder tijdrovend
Voorraadbeheer kost je als ondernemer veel tijd, maar is heel belangrijk. ActaSmart heeft daarom een Warehouse management systeem (ActaStock) ontwikkeld die naadloos samenwerkt met de kassa.
Wil je weten hoe dat werkt?
Voordelen webshop koppeling
Voorraden bijhouden op twee plekken is niet echt ideaal. Hoe los je dat op? Met ActaSmart integreer je jouw webshop en fysieke winkel naadloos met elkaar.
Voordelen mobiele kassa
Retailers moeten zich aanpassen aan veranderingen om relevant te blijven en klanten te behouden. Wat zijn de voordelen van een mobiele kassa?
Wat is ActaSmart?
Wat is ActaSmart en wat is ActaBlue? En wordt ActaSmart ook op een tablet geleverd?